六盤水師范學院辦公室
關(guān)于印發(fā)檔案分類辦法的通知
各系、部門：
《六盤水師范學院檔案分類辦法》已經(jīng)2014年10月29日學院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
2014年11月11日
六盤水師范學院檔案分類辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強學院黨群行政、各類業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，具體指導(dǎo)各類業(yè)務(wù)檔案歸檔，實現(xiàn)歸檔立卷工作規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》、教育部《高等學校檔案工作規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件，結(jié)合學院實際，制訂本細則。
第二章 黨群類、行政類
第二條 凡屬學院黨群、行政管理活動中直接形成的具有保存價值的文件材料，均屬黨群、行政檔案。
第三條 學院實行文書處理部門立卷歸檔制度。各文書處理部門在學院檔案館指導(dǎo)下，按照歸檔范圍和要求進行文件材料的收集、整理、立卷，定期向?qū)W院檔案館移交。
第四條 歸檔的主要內(nèi)容為黨群、行政系統(tǒng)的文件，重點是學院形成的綜合性文件材料以及上級對學院的人和事的發(fā)文、通知、批復(fù)等；其次是上級機關(guān)和其他單位發(fā)來的重要文件材料。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第五條 黨群類、行政類檔案于次年6月底前向?qū)W院檔案館移交。
第三章 教學類
第六條 凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體材料均屬教學檔案。
第七條 教學檔案由學院檔案館實行集中統(tǒng)一管理、提供利用，并對學院教學檔案工作進行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。任何個人和部門不得拒絕歸檔，更不得將其占為己有。教務(wù)處、招生就業(yè)中心、成人教育部等教學管理部門對應(yīng)《六盤水師范學院檔案歸檔范圍和保管期限表》向?qū)W院檔案館移交，各系對應(yīng)《六盤水師范學院檔案歸檔范圍和保管期限表》內(nèi)容中與教學管理部門重復(fù)的文件材料可不向?qū)W院檔案館移交由各系保存。
第八條 教學檔案是教學管理的重要組成部分，立卷部門應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)， 在教學檔案管理中要做到“四同步”，一是下達教學任務(wù)與提出教學文件材料的歸檔要求同步；二是檢查教學工作與檢查教學材料形成積累情況同步；三是評審、鑒定、教學質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；四是考評教學管理與考評教學檔案管理工作同步。
第九條 教學檔案的立卷部門是教務(wù)處、招生就業(yè)指導(dǎo)中心、成人教育部及各系室等。
第十條 歸檔的主要內(nèi)容包括教學綜合管理、學科與實驗室建設(shè)、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第十一條 教學綜合管理文件于次年6月底前歸檔，其他各類材料在完成一個培養(yǎng)周期的當年11月底前歸檔。
第十二條 各教學職能部門、系室應(yīng)明確一名分管檔案工作的負責人并配備專、兼職檔案人員，統(tǒng)一管理本部門教學檔案，并按期向檔案館移交教學檔案。
第四章 科研類
第十三條 科研檔案是科研管理和科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像、光盤等各種形式載體的文件材料。
第十四條 科研檔案是科研管理和科研活動的真實記錄，是科學技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，必須由檔案館實行集中統(tǒng)一管理。任何個人和部門不得拒絕歸檔，更不得據(jù)為己有。
第十五條 歸檔的主要內(nèi)容包括科研綜合管理、科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等方面。因故中斷的重要項目的文件材料也應(yīng)歸檔。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第十六條 歸檔的重點是本院承擔的或以本院為主承擔的科研項目（課題）在各個階段形成的不同載體的文件材料。
第十七條 科研管理性（綜合性）文件材料于次年6月底前歸檔。
第十八條 科研項目材料于項目鑒定驗收后2個月內(nèi)歸檔。若因工作需要，個別檔案材料可先在科研管理部門存放1年后再移交。
因故中斷、停止的科研項目（研究課題），于中斷、停止后2個月內(nèi)將材料歸檔。
第五章 基建類
第十九條 凡學院在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的有保存查考價值的文字材料，均屬基建檔案。
第二十條 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工、竣工、預(yù)算、概算、決算等方面材料。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第二十一條 歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體、形成的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。
第二十二條 基建工程的鑒定、驗收工作應(yīng)有檔案館人員參加，檢查基建檔案是否合格。檔案不合格的工程，不得通過驗收。
第二十三條 基建檔案在工程竣工驗收、審計后2個月內(nèi)完成立卷歸檔工作，并向檔案館移交。
第六章 財會類
第二十四條 凡是在學院財務(wù)管理和會計活動中形成的、對學院和社會當前與今后具有查考保存價值的文字材料、報告、報表、賬簿、憑證等，均為財會檔案。
第二十五條 財會檔案歸檔的主要內(nèi)容包括綜合類、憑證類、賬簿類、財務(wù)報表類等。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第二十六條 學院每年形成的財會文件材料，由財務(wù)處按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊，于次年6月底前，向?qū)W院檔案館移交，不得自行封包保存。
第二十七條 當年形成的財會檔案，在會計年度終結(jié)后即行立卷，填寫會計檔案目錄（一式2份，交檔案館1份、自存1份）。已經(jīng)整理好的案卷可暫時由財務(wù)處保管1年，期滿后的次年4月底前，由財務(wù)處編制清冊向?qū)W院檔案館移交。每年形成的會計檔案及存有會計信息的計算機軟盤，必須歸檔。
第二十八條 財會檔案的查閱一般只對財務(wù)處人員，不對個人。財會檔案不得借出檔案館。如因特殊需要借出的，須經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)和檔案分管院長批準。
第二十九條 財會檔案保管期滿后，由檔案館提出銷毀意見，同財務(wù)處成立檔案鑒定銷毀小組，編制財會檔案銷毀清冊，分別由檔案館、計財處負責人及財會兼職檔案員、學院分管領(lǐng)導(dǎo)共同簽字，監(jiān)銷情況和銷毀清冊一式3份，分別由學院檔案館、計財處及上級主管部門存檔。
第七章 出版類
第三十條 凡學院教職工在各種正式出版物上發(fā)表、刊登的文章、照片或出版的書籍，以及由學院出版發(fā)行的學術(shù)刊物、報紙等，均屬出版類檔案。
第三十一條 歸檔范圍包括綜合管理文件，編審及出版方面的有關(guān)材料，出版物印本，重點是出版物本身。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第三十二條 不退、不用的稿件，非定稿的稿件歸檔。
第三十三條 出版物出版后1個月內(nèi)，責任編輯或本人應(yīng)向本部門兼職檔案員移交檔案材料。
第三十四條 出版類檔案應(yīng)在次年5月底前向?qū)W院檔案館移交。
第八章 外事類
第三十五條 外事檔案是指學院在與外國團體和個人在學術(shù)研究、人才交流、友好往來等外事管理和外事活動中形成的具有保存價值和憑證作用的文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像等各種載體的文件材料。
第三十六條 歸檔范圍包括綜合管理，出國（境）訪問、考察，來院訪問、講學、任教，國際會議，國際合作，留學生工作等。歸檔的重點是涉外和國際合作項目及留學生工作中形成的文件材料。本院人員在國外獲得的證書、獎狀、獎品，可用復(fù)印件（照片）歸檔。國外學校贈送給學院的紀念品、禮品一律歸檔。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第三十七條 外事檔案于次年5月底前歸檔。
第九章 儀器設(shè)備類
第三十八條 凡作為學院固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備，在其購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等全過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機材料均屬儀器設(shè)備檔案。
第三十九條 儀器設(shè)備檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理。若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機使用。若僅有一套、使用部門又確需經(jīng)常使用的，由使用單位復(fù)制一套，原件存檔，復(fù)制件隨機使用。
第四十條 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項目依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等材料。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第四十一條 歸檔的重點是儀器設(shè)備項目（特別是價值10萬元以上的或其他重要儀器設(shè)備）各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。
第四十二條 凡屬應(yīng)歸檔的儀器設(shè)備，到貨開箱時，各儀器設(shè)備使用單位應(yīng)通知檔案館有關(guān)人員共同開箱，檢查驗收檔案，指導(dǎo)歸檔。
第四十三條 儀器設(shè)備檔案的歸檔時間為設(shè)備驗收完畢、投入使用后2個月，引進設(shè)備為質(zhì)保期后2個月。
第十章 聲像類
第四十四條 聲像載體檔案屬特殊載體是指學院、部門或個人在從事教學、科研、黨政管理活動中直接形成的具有保存利用價值的專門載體（如照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、光盤、微縮膠片、影視膠片以及配套的文稿、說明等）材料。
第四十五條 聲像載體檔案必須由學院檔案館集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全，并便于開放和利用。
第四十六條 歸檔的聲像材料必須是原版、原件，并完整準確、系統(tǒng)配套。中心要突出、聲音清楚、畫面清晰，并附有簡潔的文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。一般不超過200字。時間用阿拉伯數(shù)字表示（20050611）。照片按照5英寸或7英寸擴印、與底片同時歸檔。錄音、錄像帶、光盤的外盒上要粘貼標簽，注明內(nèi)容簡介、時間、長度、制作部門、作者等。
第四十七條 綜合管理材料歸檔時間為次年6月底以前；照片檔案在完成制作后2個月內(nèi)歸檔，其它載體形式材料在完成制作后3個月內(nèi)歸檔。
第四十八條 聲像載體檔案的具體歸檔范圍按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行。
第十一章 實物類
第四十九條 實物檔案由學院檔案館實行集中統(tǒng)一管理。任何部門和個人不得拒絕歸檔，更不得據(jù)為己有。
第五十條 凡歸檔的實物檔案必須要有相應(yīng)的文字說明，文字說明的成分包括事由、時間、地點、人物、背景、等要素。
第五十一條 歸檔范圍
（一）學院及學院各部門受到省級以上（含省級）黨、政、學術(shù)組織表彰的獎品、獎狀、證書（原件）。
（二）各級領(lǐng)導(dǎo)或教師、研究人員代表學院參加國內(nèi)外交流活動中對方饋贈給學院的禮品。
（三）在學院各種接待活動中對方饋贈給學院的禮品。
（四）在學院組織或參加的各種重大活動中外單位或院友以及其他個人贈送的禮品。
（五）國內(nèi)外知名人士給學院的題詞、題字、繪畫等。
（六）學院組織的各種重大活動中形成的紀念品及其他有保存價值的實物。
（七）其他按規(guī)定應(yīng)交給學院保管的禮品、紀念品等實物。（按六盤水師范學院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）
第五十二條 歸檔辦法
（一）各部門應(yīng)按上述歸檔范圍將本部門或個人收到的實物在收到后1個月內(nèi)移交學院檔案館保存。
（二）院慶及學院各種重大活動中接收或形成的禮品由活動組織者在活動結(jié)束后一個月內(nèi)交學院檔案館。
（三）凡屬個人非公務(wù)活動中形成的能反映學院重大活動、重要人物、具有保存查考價值的實物材料，學院鼓勵個人向?qū)W院檔案館捐贈，或由學院征集。
第五十三條 利用和借出辦法
（一）實物檔案一般不外借使用，特殊情況下需要使用時，需經(jīng)主管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或檔案館館長批準后才能借出。
（二）借出的實物檔案，使用人應(yīng)負責妥善保管，不得污損、遺失。
（三）實物檔案如有遺失，污損或造成損失者，按《檔案法》規(guī)定給予處罰直至追究法律責任。
第十二章 附 則
第五十四條 本細則自印發(fā)之日起施行，由學院黨政辦公室負責解釋。