中共六盤水師范學院委員會辦公室
六 盤 水 師 范 學 院 辦 公 室
關于印發(fā)會議工作規(guī)則的通知
各系、各部門、附中：
《六盤水師范學院會議工作規(guī)則》及配套的《六盤水師范學院會務工作規(guī)范》、《六盤水師范學院會務工作流程》、《六盤水師范學院各部門會議工作職能及資源管理服務事項表》，已經(jīng)2014年8月28日學院第20次黨委會議研究通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
2014年10月8日
六盤水師范學院會議工作規(guī)則
第一條 為了規(guī)范學院會議籌備、組織、保障各環(huán)節(jié)工作程序，避免失誤，提高會議工作質量和效率，結合學院實際，制定本規(guī)則。
第二條 會議是有組織、有領導地商議、研究、交流、處理重要事務、解決問題、實行集體領導的重要工作方式，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策，統(tǒng)一思想、提高認識、進行決策、布置工作、調查研究、交流經(jīng)驗、統(tǒng)籌協(xié)調、解決問題等方面都有重要的作用。
第三條 學院會議嚴格執(zhí)行中央八項規(guī)定、厲行勤儉節(jié)約反對鋪張浪費等關于會議活動的有關規(guī)定，本著必要、精簡、節(jié)約的原則，切實改進會風，提高會議實效。
第四條 學院會議指以學院黨委、行政、院領導名義召集、組織的常規(guī)、臨時會議。包含：
（一）黨委會、院長辦公會、黨委中心組學習、教學工作會、教代會、教職工代表大會等。
（二）政府部門、學校、科研與學術機構、企業(yè)、專家學者等單位、個人到學院視察、檢查、指導、交流訪問的工作會議。
（三）對口幫扶高等院校有副廳級以上到校工作或幫扶工作內容涉及2個及以上教學單位（部門）的。
（四）其他對學院教育教學、科學技術研究、校園基本建設、文化建設、管理服務有重要影響的學術交流會、業(yè)務研討會、項目洽談會、運動會等。
（五）院領導及學院組織的外出參會。
第五條 部門（教學系）會議指各業(yè)務部門、教學系按工作職能舉辦的會議。
第六條 學院會議實行審批制度，由承辦方擬定會議方案后，按程序審批。
（一）部門內部會議由部門主要負責人審批。
（二）涉及多個（系）部門的業(yè)務性會議、有外單位來賓參會的會議按業(yè)務歸口報分管院領導審批。
（三）涉及重要重大事項、重要來賓、規(guī)模較大、影響較大的會議須經(jīng)黨委、行政主要領導審批、會商審批，或審批后在會前報告行政、黨委主要領導知曉。
第七條 會議承辦與協(xié)辦
學院會議由指定的職能部門、教學單位或成立的會務組承辦，相關部門協(xié)辦。部門會議由召集部門承辦。
協(xié)辦指根據(jù)承辦方要求，就部門職能、管理與掌握的校內外硬軟件資源，積極配合做好會議工作。
第八條 議題與議程
會議議題是指會議的主題、研究事項等，一般由會議承辦方提出、經(jīng)召集人審定。常規(guī)會議如黨委會、院長辦公會、教職工代表大會等要做好議題儲備工作。
會議議程是指討論、研究會議主題、議題的過程，由會議承辦方根據(jù)議題的重要性、復雜程度、邏輯性、時效性等因素合理確定。
第九條 會場（會議室）
會場是召開會議的場所，由會議承辦方根據(jù)會議規(guī)模、有關要求確定或協(xié)調確定。
第十條 會議承辦方工作職責
負責統(tǒng)籌會議的政務性服務（如制定會議方案，會議通知，準備會議材料，宣傳報道，會議紀錄與紀要等）和事務性服務（會場布置、會場服務等）。
（一）會前
1.制定會務工作方案（指南或手冊），召開會務工作會議。
2.負責會議通知并將通知情況報告會議召集人（主持人），以便及時調整。
3.準備會議資料（如議程、簽到表、主持詞、講話稿、會議材料等），會場布置（環(huán)境衛(wèi)生、座席、標語、多媒體設備等），落實會場服務等。
4.一般提前20分鐘（大型會議提前1個小時）以上到達會場，全面檢查各項準備工作，主持簽到入座。
5.會前約5分鐘左右，將到會情況報主持人。
（二）會中
1.維持好會場秩序和紀律，搞好會場服務。
2.做好會議記錄，寫好會議簡報。
（三）會后
1.搞好善后工作，檢查、維護會場環(huán)境衛(wèi)生、設施設備等。
2.跟蹤會議宣傳報道工作。
3.及時擬制會議紀要。
4.落實會議意見，抓好議決事項的分辦、督辦督查工作。
第十一條 會議協(xié)辦方工作職責
根據(jù)承辦方要求，就部門職能、管理與掌握的校內外硬軟件資源，積極配合做好會議工作。
第十二條 會議召集人（主持人）工作職責
（一）會前
1.審定會務工作方案、議題與議程、主持詞、重要講話稿等會議資料，督促檢查會議有關準備工作情況。
2.一般提前5分鐘以上到達會場，按規(guī)定時間召開會議。
（二）會中
1.主持會議，將會議的議題、議程、需解決的問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
2.根據(jù)實際情況，對議程進行適時、必要的控制，以確保議程順利推進及會議效率。
3.就會議決議事項的實施程序、督查督辦等作出要求。
（三）會后。審定和簽署會議紀要，督促檢查會議決議落實情況。
第十三條 參會人員職責
（一）會前。根據(jù)會議內容、有關要求加強調研、準備發(fā)言稿等有關會議資料，提前10分鐘左右到達會場，簽到入座。
（二）會中。遵守會議紀律，認真參與會議，發(fā)言應緊扣議題，簡明扼要，做好會議記錄。
（三）會后。抓好相關會議內容的落實和情況匯報。
（一）遵照“誰組織，誰記錄”的原則，由會議承辦方或會議召集人指定的人員負責會議記錄。根據(jù)議題的重要性確定詳細記錄或擇要記錄，記錄方式一般為筆錄、錄音、錄像。
（二）會議承辦方要及時擬制《會議紀要》，紀要范圍一般按議題寫明會議意見、決議、決定及要求事項，原則上于會議當日或次日報經(jīng)會議召集人（主持人）審核簽署后印發(fā)。
（三）會議紀要的分送、傳閱范圍根據(jù)會議內容涉及范圍確定或由召集人（主持人）確定。
（四）會議原始記錄由會議承辦部門負責整理、保管，不得擅自外泄，按規(guī)定及時歸檔備查，會后需要調閱會議紀錄的，按學院公文管理制度和保密制度等有關規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 分辦、督辦
根據(jù)會議內容和召集人的要求，會議承辦方要對會議議決事項和要求進行分辦，并根據(jù)內容的重要性和時限要求及時跟進、督辦、督查、報告。
第十六條 會議紀律
（一）校內人員尤其是副處級及以上領導干部一般應保持固定或移動通訊等聯(lián)絡方式暢通，會議通知時不通、不接、不及時回復的，由會議承辦方報告召集人（主持人），給予口頭或書面通報批評等處理。特殊情況需要請假的，由會議召集人（主持人）批準。
（二）嚴格遵守開會時間，參會人員一般應提前5-15分鐘進入會場簽到，按座席安排就座，不遲到，不擅自離會，特殊情況需要提前離會的，要告知會議承辦方負責人。
（三）遵守會場紀律和秩序，不吸煙，不交頭接耳，通訊設備保持靜音或振動狀態(tài)，不在會場接打電話。
（四）遵守保密制度和保密紀律，按要求做好保密工作。
第十七條 會議資源管理與使用
（一）學院辦公樓會議室（含設備、環(huán)境衛(wèi)生維護）由學院黨政辦負責管理。其他會議室由指定的部門負責管理。
（二）學院所有會議室及資源的使用實行預約、登記制度，一般情況下應提前1天及以上預約，不預約的，會議資源管理部門可以不予安排。
（三）學院所有會議室及有關資源優(yōu)先服務于學院黨委、行政會議，尤其是大型、重要會議，所有會議資源由學院根據(jù)需要統(tǒng)籌安排使用。
（四）會議資源安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。
第十八條 部門（教學系）會議由本部門、本系承辦（含會議資源協(xié)調、會議通知、會議服務等）。
第十九條 本規(guī)則自發(fā)布之日起施行,由學院黨政辦負責解釋。
六盤水師范學院會務工作規(guī)范
會務工作是指會議從籌備到善后的一系列秘書工作和行政事務工作，是會議取得成功的重要保證。學院的會務工作一般由會議主辦方（黨政辦公室、指定的部門、成立的會務工作組等）牽頭負責。
為了規(guī)范學院會務工作各方面、各階段、各環(huán)節(jié)的操作，加強對會議籌備、組織、保障等工作的有效協(xié)調，使會務工作制度化、流程化，避免遺漏和失誤，提高會議工作質量和效率，結合學院工作實際，制定本規(guī)范。
一、會前
（一）接受任務。按工作常規(guī)、領導通知或通過公函、電話等方式接受會務工作任務，并確認召開會議的必要性。
（二）明確會議目標。確定會議名稱、主題與主旨，會議的目標越明確越具體越好。
（三）確定會議議題與議程。會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。一般遵循緊扣會議目標、數(shù)量適中、議題之間保持有機聯(lián)系的原則，并按照議題解決的邏輯順序排列，主要的議題往前排，相對次要的議題往后排，時間緊迫的議題往前排，時間余地大的議題往后排，需要與會者高度集中討論的議題往前排，與會者興趣較大、已經(jīng)掌握相關知識的議題往后排，并明確討論各項議題所需的時間。
（四）確定時間、地點（會場或會議室）。在會議時間安排上需要考慮何時召開會議、會議持續(xù)多久、與會人員是否能夠出席和會議效率的問題。會議地點的選擇應考慮會議的規(guī)模大小和人數(shù)多少、交通是否便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設備等。
（五）確定參會人員。確定主持人、出席（列席）領導與人員。一般應邀請對會議主題有深入研究或對情況較為熟悉的人；對會議目標達成起關鍵性作用的人。
（六）組織會務班子，制定會務工作方案。除常規(guī)以外，大型會議的會務工作方案還應包含宣傳工作方案、食宿接待、車輛與交通、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、經(jīng)費管理等子方案和突發(fā)情況處置預案。
（七）召開會務工作會，明確工作職責。根據(jù)情況以適當?shù)姆绞秸匍_會務工作會議研究、部署工作，分解任務，具體落實各方面、各階段、各環(huán)節(jié)責任部門（人員）工作任務及職責。
（八）會議通知
1.遵循“誰提擬，誰通知”的原則，一般由會議主辦部門負責會議通知；
2.通知方式可選擇印發(fā)、張貼、分送會議方案或打電話、發(fā)邀請信（函）等；
3.通知內容一般應包括會議名稱、時間、地點、參會內容（議題或議程）、要求、聯(lián)絡方式、信息反饋等；
4.會議通知情況（含電話關機、不接、接不通、不能參會等）應及時報告會議召集人。
（九）正式制定、印發(fā)會務方案（指南或手冊），編排好會議程序，大型會議要編組、分組討論方案（召集方式、召集人、討論地點）等。
（十）準備會議資料。會議資料一般應包括議題與議程、主持詞、講話稿、重要發(fā)言稿、文具、代表證、出席證、列席證、工作證等。
（十一）會場布置。根據(jù)會議的性質、要求，合理布置會場，適應會議氣氛。
1.懸掛會標、徽記、旗幟等；
2.設置主席臺，確定會議桌擺放形式，落實主席臺領導，劃分會場區(qū)域，設置發(fā)言席，安排座次，擺放席簽、話筒；
3.檢查落實多媒體、錄音、錄像、照明、通風、空調設備，確保正常運行；
4.簽到冊、票箱、獎牌、獎品、獎金等；
5.禮儀、飲水等其他會場服務。
（十二）做好會議發(fā)言、投票、頒獎、合影等方面的準備工作。
（十三）會前檢查。正式開會前30分鐘左右（對外、重要、大型會議提前1個小時）以上到達會場，全面檢查落實會議、后勤保障與服務等有關工作。
（十四）到會情況報告。正式開會前5分鐘左右，以書面形式將到會情況報主持人。
二、會中
（一）做好會議記錄，寫好會議簡報。
（二）維持好會場秩序，搞好會場服務。
三、會后
（一）搞好會場善后工作，檢查、維護會場設備、環(huán)境。
（二）跟蹤宣傳報道工作。
（三）整理會議紀要，及時（當日或次日）報主持人簽署后印發(fā)。
（四）初步提出會議決定的落實、跟進、督辦方案，明確責任部門、責任人，完成時間及驗收標準等，抓好會議內容落實。
（五）搞好物資、財務結算，及時清理、報銷。
（六）搞好會議資料收集與歸檔。
六盤水師范學院會務工作流程
| 接受任務 |
◆按工作常規(guī)、領導安排、公函、電話通知等接受會務工作任務。
◆明確會議目標，確定議題與議程。
◆確定時間、地點，確定與會人員。
制定 方案
◆除常規(guī)以外，大型會議還應包含宣傳工作、食宿接待、車輛與交通、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、經(jīng)費管理等子
方案、突發(fā)情況處置預案。
◆編排好會議程序，大型會議要編組，制定分組討論方案(召集方式、召集人、討論地點)等。
| 會 務 會 |
◆研究、部署工作，分解任務，明確工作職責。
◆具體落實各階段、各方面、各環(huán)節(jié)的工作任務、責任人員及職責。
| 會議通知 |
◆遵循“誰提擬，誰通知”的原則，一般由主要牽頭部門負責。
◆通知方式可選擇印發(fā)會議方案或打電話、發(fā)邀請信(函)等。
◆通知內容一般應包括會議名稱、時間、地點、參會內容(議題或議程)、要求、聯(lián)絡方式、信息反饋等。
◆會議通知情況(含電話關機、不接、接不通等)及時報告主持人。
| 會議資料 |
◆一般應包括議題與議程、主持詞、講話稿、發(fā)言稿等。
◆文具、代表證、出席證、列席證、工作證等。
| 會場布置 |
◆懸掛會標、徽記、旗幟等。
◆設置主席臺、會議桌、發(fā)言席，排座次，擺放席簽、話筒。
◆多媒體、錄音、錄像、照明、通風、空調設備。
◆簽到冊、投票、頒獎、合影等方面的準備工作。
◆禮儀、飲水等其他會場服務。
| 會前檢查 |
◆正式開會前30分鐘以上到達會場，全面檢查落實有關工作。
◆組織簽到，做好到會情況統(tǒng)計。
◆正式開會前約5分鐘，以書面形式將到會情況報主持人。
| 會 中 |
◆做好會議記錄，寫好會議簡報。
◆維持會場秩序，搞好會場服務。
| 會 后 |
◆搞好會場善后工作，檢查、維護會場設備、環(huán)境。
◆跟蹤宣傳報道工作。落實會議決議事項跟進、督辦工作等。
◆擬制會議紀要，及時(當日或次日)報主持人簽署后印發(fā)。
◆物資、財務結算，及時清理、報銷。會議資料收集與歸檔。
六盤水師范學院各部門
會議工作職能及資源管理服務事項表
| 單 位 | 承辦會議 | 資源管理與協(xié)辦事項 |
| 黨政辦 | 1.黨委會、院長辦公會 2.學院黨委、行政交辦的會議 3.黨政辦應承辦的其它會議 | 視情況提供行政辦公樓會議室，提供紙杯、燒水用具。 |
| 組織部 | 1.黨代會，黨務、組織、干部會、黨建扶貧會、目標績效考核工作會 2.組織部應承辦的其它會議 | 黨旗、黨徽、黨章等有關標識、黨務資料。 |
| 宣傳(統(tǒng)戰(zhàn))部 | 1.黨委中心組學習，宣傳、文化、統(tǒng)戰(zhàn)、網(wǎng)站建設與輿情監(jiān)控工作會 2.宣傳(統(tǒng)戰(zhàn))部應承辦的其它會議 | 視情況提供民主黨派會議室；學院標識、校旗、標語、錄音錄像、宣傳報道等。 |
| 教務處 | 1.教學、評建、學位評估評審工作會 | 視情況提供主教117會議室；教學資源及學籍、專業(yè)設置、評建等有關信息 |
| 學生處(武裝部) | 學生、迎新、軍訓、武裝部等方面的有關會議 | 學生、應征入伍等有關信息 |
| 人事處 (外事處、離退休處) | 人事、人才、外事、離退休、工資等方面的有關會議 | 人事、人才、外事、離退休、工資等有關信息 |
| 教師工作處 | 教師節(jié)慶?；顒郁弑碚么髸约敖處?、職稱等方面的有關會議 | 教師、職稱等有關信息 |
| 科研處 (產(chǎn)學研服務中心) | 科研、學術交流、產(chǎn)學研合作等方面的有關會議 | 科研、產(chǎn)學研等有關信息 |
| 計劃財務處 | 財務工作等方面的有關會議 | 財務有關信息 |
| 保衛(wèi)處 | 安全保衛(wèi)、綜治等方面的有關會議 | 校內安全保衛(wèi)、交通疏導等。 |
| 招生就業(yè)指導中心 | 招生、就業(yè)等方面的有關會議 | 視情況提供招就中心會議室；招生、就業(yè)等有關信息。 |
| 國有資產(chǎn)管理處 | 公租房配租、國有資產(chǎn)采購、管理等方面的有關會議 | 采購、國有資產(chǎn)有關信息。 |
| 基建處 | 校園規(guī)劃、基本建設等方面的有關會議 | 校園規(guī)劃、土地、基本建設有關信息 |
| 紀委(監(jiān)察處) | 黨風廉政、紀律建設、作風教育監(jiān)察等方面的有關會議 | 作風建設、黨風廉政警示教育等。 |
| 審計處 | 審計工作等方面的有關會議 | 作風建設、黨風廉政警示教育等。 |
| 機關黨委 (工會、婦委會) | 教職工代表大會、工會代表大會等方面的有關會議 | 教職工代表大會、工會有關信息。 |
| 團 委 | 團代會、學代會及大學生社團、志愿者等方面的有關會議 | 視情況提供綜合樓一樓多功能廳、團委會議室；共青團標識；志愿者、禮儀、服裝服務等。 |
| 圖書館 | 圖書管理服務、交流工作等方面的有關會議 | 視情況提供六樓會議室；圖書信息服務等。 |
| 現(xiàn)教中心 | 網(wǎng)絡建設與技術管理、安全維護，數(shù)字化校園建設、現(xiàn)代教育技術等方面的有關會議 | 網(wǎng)絡管理維護、數(shù)字化校園建設維護、多媒體設備、現(xiàn)代教育技術服務等。 |
| 學報編輯部 (市地域文化研究所) | 學報、論文、地域文化等方面的有關會議 | 學報、論文、地域文化等信息服務。 |
| 后勤處 (后勤服務中心) | 后勤管理服務等方面的有關會議 | 校園環(huán)境、接待服務等。 |
| 成人教育部 | 成人教育、培訓、交流合作辦學等方面的有關會議 | 成人教育、培訓、交流合作辦學信息服務。 |
| 教學單位 | 本單位舉辦、主辦、承辦的有關會議。 | 專業(yè)師生、有關信息服務。 |
