六盤水師范學(xué)院辦公室
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各系、部門:
《六盤水師范學(xué)院檔案分類編號辦法》已經(jīng)2014年10月29日學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議通過,現(xiàn)印發(fā)給你們,請遵照執(zhí)行。
2014年11月21日
六盤水師范學(xué)院檔案分類編號辦法
為規(guī)范學(xué)院檔案分類、編號、排架、檢索工作,加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《檔號編制規(guī)則》DA/T13—1994、國家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》(中華人民共和國教育部令第27號),結(jié)合學(xué)院工作實(shí)際,制定本辦法。
一、檔號編制說明
(一)學(xué)院檔案分類對象為學(xué)院全部檔案,按照檔案形成的領(lǐng)域范疇,作為一個(gè)整體進(jìn)行歸類。
(二)檔案分類以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的原理和邏輯原則為依據(jù),設(shè)定檔號與分類主表。
(三)檔號編制必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求,所有檔案均不得重號;方便插卷,使其有充分?jǐn)U展的余地;能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要,發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。
(四)采取“年度-問題(機(jī)構(gòu))-保管期限”三個(gè)重要特征進(jìn)行分類,遵循檔案的自然形成規(guī)律和形式邏輯原則,保持歸檔材料之間的有機(jī)聯(lián)系,以便于保管、利用和計(jì)算機(jī)錄入管理。
二、類目設(shè)置
(一)一級類目的劃分與標(biāo)識
一級類目的標(biāo)識,采用類目名稱主詞的漢語拼音首字母大寫,如“DQ”即“DangQun”(黨群檔案)的簡稱。
根據(jù)學(xué)院檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇,結(jié)合檔案記述的內(nèi)容、性質(zhì),設(shè)定學(xué)院檔案為十一個(gè)大類即十一個(gè)一級類目,其標(biāo)識符號、名稱和主要內(nèi)容如下:
DQ 黨群檔案: 主要是學(xué)院黨委各部、委、辦及群眾性組織在工作中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
XZ 行政檔案:主要是學(xué)院行政職能部門,在工作中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
JX 教學(xué)檔案:主要是教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門(含學(xué)院)以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
KY 科研檔案:主要是在科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
JJ 基建檔案:主要是基本建設(shè)管理和基建項(xiàng)目建設(shè)中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
SB 儀器設(shè)備檔案:主要是儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
CB 出版檔案:主要是《六盤水師范學(xué)院學(xué)報(bào)》、《六盤水師范學(xué)院報(bào)》的編輯、出版管理和編輯活動(dòng)中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
WS 外事檔案:主要是外事管理工作和外事活動(dòng)中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
CK 財(cái)會檔案:主要是財(cái)務(wù)管理工作和會計(jì)核算活動(dòng)中以各種載體形成的,有保存價(jià)值的材料。
SX 聲像檔案:主要是學(xué)院在教學(xué)、科研、黨政管理和其他重大活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的,各種照片(底片)、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、微縮膠片、光盤等不同載體的材料。
SW 實(shí)物檔案:主要是學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理、外事活動(dòng)中產(chǎn)生或獲得的紀(jì)念品、獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、禮品、贈品、牌匾等物品。
(二)二級類目的設(shè)置和標(biāo)識
二級類目是對一級類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì),進(jìn)行設(shè)置(詳見主表),各歸檔部門不得隨意變動(dòng)。
二級類目的標(biāo)識,一般采用“雙位制”,各大類的綜合類為“11”(不含基建檔案),其余的二級類目依次為12、13……99,但10、20等帶“0”的數(shù)字不用。
為了便于管理,其他門類(如:基建檔案、設(shè)備、實(shí)物等)檔案類目編制可延伸到三級、四級類目。
各級類目的設(shè)置不是封閉的,而是一種開放式的設(shè)置,隨著學(xué)院事業(yè)的發(fā)展,現(xiàn)有類目不能滿足要求時(shí),可以逐級添加以滿足檔案實(shí)體分類的要求。
三、分類主表
主表由類目、標(biāo)識符號、注釋等組成。本分類主表僅按現(xiàn)有歸檔單位列出,新成立的單位依次按類編入。
(一)黨群
一級類目:DQ
二級類目:11 綜合
12 紀(jì)檢(監(jiān)察、審計(jì))
13 組織
14 宣傳(含統(tǒng)戰(zhàn)、民主黨派材料)
15 學(xué)生管理(含思想政治教育、軍訓(xùn))
16 機(jī)關(guān)黨委(含工會、婦委會)
17 團(tuán)委(含學(xué)生會、學(xué)生社團(tuán)工作材料)
(二)行政
一級類目:XZ
二級類目:11 綜合
12 人事(含離退休工作)
13 師資培養(yǎng)(教師工作處)
14 保衛(wèi)處(戶籍、治安、安全保衛(wèi))
15 后勤(含水電管理、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)綠化、零星維修、膳食管理、宿舍管理等材料)
16 檔案管理
17 圖書管理
18 資產(chǎn)管理
19 現(xiàn)代教育技術(shù)中心
21 基本建設(shè)
(三)教學(xué)
一級類目:JX
二級類目:
11 綜合(主要為教學(xué)部門工作管理材料,各教學(xué)管理部門教學(xué)系排列順序?yàn)椋?span lang="EN-US">5.教務(wù)處、11.招就中心、21.政法教育與法學(xué)系、22.歷史與社會文化科學(xué)系、23.中國語言文學(xué)系、24.外國語言文學(xué)系、25.教育科學(xué)系、26.數(shù)學(xué)系、27.物理與電子科學(xué)系、28.化學(xué)與化學(xué)工程系、29.生命科學(xué)系、30.計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息技術(shù)系、31.環(huán)境與資源科學(xué)系、32.礦業(yè)工程系、33.藝術(shù)系、34.體育系、35.成教)
12 學(xué)籍管理
13 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐
14 專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)
15 招生、畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)
16 學(xué)位
17 教材建設(shè)
18 本科教學(xué)工程
19 實(shí)驗(yàn)室管理
(四)科研
一級類目:KY
二級類目:11綜合(含科研經(jīng)費(fèi)、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料)
12科研項(xiàng)目(可按時(shí)間、學(xué)科或?qū)I(yè)項(xiàng)目設(shè)置三級類目)
(五)基建
一級類目:JJ
二級類目:以學(xué)院單體工程按辦公用房、教學(xué)科研用房、文體用房、會堂用房、學(xué)生宿舍用房、職工家屬用房、其它順序設(shè)置二級類目。如學(xué)院第一期工程有10個(gè)單體工程,二級類目從11….21,并在二級類目下設(shè)置三級類目依序反映單體工程建設(shè)情況
11(行政辦公大樓)
12(教學(xué)大樓)
13(學(xué)生宿舍)
14(教職工宿舍)
三級類目:1(可行性研究、任務(wù)書)
2(設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件)
3(設(shè)計(jì)文件)
4(項(xiàng)目管理文件)
5(施工文件)
6(監(jiān)理文件)
7(財(cái)務(wù)、器材管理文件)
8(竣工驗(yàn)收文件)
(六)儀器設(shè)備(國有資產(chǎn)處、教務(wù)處、現(xiàn)教中心)
一級類目:SB
二級類目:11綜合管理
12按儀器設(shè)備種類或型號設(shè)置類目
(七)出版
一級類目:CB
二級類目:11綜合管理
12刊物
(八)外事(外事處)
一級類目:WS
二級類目:11綜合
12出國出境
13來校(含訪問、講學(xué)、研究材料)
14國際合作與會議
15外國留學(xué)生工作
(九)財(cái)務(wù)(計(jì)財(cái)處)
一級類目:CK
二級類目:11 綜合
12 會計(jì)報(bào)表
13 會計(jì)賬簿
14 會計(jì)憑證
15 工資清冊(獎(jiǎng)金、助學(xué)金入此)
16 發(fā)票收據(jù)
(十)聲像
一級類目:SX
二級類目:11照片
12光盤
13錄像帶
14縮微膠片
15影視膠片
16幻燈片
(以上各類排序?yàn)椋?span lang="EN-US">1.黨政辦、2.紀(jì)委、3.組織部、4.宣傳部、5.教務(wù)處、6.學(xué)生處、7.人事處、8.科研處、9.計(jì)財(cái)處、10.教師工作處、11.招就中心、12.國資處、13.基建處、14.后勤處、15.保衛(wèi)處、16.機(jī)關(guān)黨委、17.團(tuán)委、18.圖書館、19.現(xiàn)教中心、20.學(xué)報(bào)、21.政法教育與法學(xué)系、22.歷史與社會文化科學(xué)系、23.中國語言文學(xué)系、24.外國語言文學(xué)系、25.教育科學(xué)系、26.數(shù)學(xué)系、27.物理與電子科學(xué)系、28.化學(xué)與化學(xué)工程系、29.生命科學(xué)系、30.計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息技術(shù)系、31.環(huán)境與資源科學(xué)系、32.礦業(yè)工程系、33.藝術(shù)系、34.體育系、35.成教)
(十一)實(shí)物
一級類目:SW
二級類目:11獎(jiǎng)狀
12獎(jiǎng)牌
13獎(jiǎng)杯
14錦旗
15證書
16禮品
17其他
實(shí)物檔案排序同聲像檔案,可在每一二級類目下設(shè)三級類目1、2、3或Y、C、D流水編號。
四、分類編號
檔號是存取檔案的代號和排架的依據(jù),必須反映檔案的分類體系和物理位置。
(一)檔號的編制
檔號的編制采用阿拉伯?dāng)?shù)字和漢語拼音相結(jié)合進(jìn)行編碼,即由“全宗號、年度號、分類號、保管期限、盒(件、張)號”五個(gè)部分組成。
1.全宗號:由阿拉伯?dāng)?shù)字組成。六盤水師范學(xué)院為(X X),原六盤水師范高等??茖W(xué)校為80,原六盤水市師范學(xué)校為81。
2.年度號:采用公元紀(jì)年,由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
3.分類號:是檔號的主體,由一、二級(檔案內(nèi)容多時(shí)擴(kuò)展到三級、四級)類目標(biāo)識符號組成。
4.保管期限:文書檔案保管期限:采用兩種方式表示,第一種是錄入計(jì)算機(jī)時(shí),采用名稱主詞漢語拼音首字母及阿拉伯?dāng)?shù)字錄入,即永久為“Y”,30年為“30”,10年為“10”;第二種是在手工填寫檔案盒時(shí),直接采用名稱漢字及數(shù)字,即“永久”、“30年”、“10年”。
項(xiàng)目檔案的保管期限按照永久、長期、短期分,方式同文書檔案填寫辦法分永久“Y”,長期“C”,短期“D”。
5.盒(件、張)號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,按“盒(件、張)”的排列順序編寫流水號。
各部分標(biāo)識之間用連接號“—”連接。歸檔文件進(jìn)館后,由檔案館統(tǒng)一對檔案盒編盒號。
(二)檔案實(shí)體排列
編定盒號后,除基建、設(shè)備檔案外,其它各類檔案按同一保管期限流失編號順序排列上架。
(三)紙質(zhì)檔案編號模式
根據(jù)學(xué)院實(shí)際,為便于管理采用案卷級檔號:
全宗號—年度號—分類號—保管期限—案卷號
1.行政檔案編號示例
行政后勤管理類檔案代號為XZ15.如2004年后勤處形成100件永久保存的歸檔文件,整理后裝為永久檔案3盒,30年檔案2盒,10年檔案3盒,檔號的編號分別為:
第1盒 80—2004—XZ15—Y—1
全宗號 年度 行政后勤 永久 案卷號
第2盒 80—2004—XZ15—Y—2
第3盒 80—2004—XZ15—Y—3
第1盒 80—2004—XZ15—30-1
第2盒 80—2004—XZ15—30-2
第1盒 80--2004—XZ15—10-1
第2盒 80--2004—XZ15—10-2
第3盒 80--2004—XZ15—10-3(其它小類永久、30年、10年編號同此法。注:文書卷皮上有專門書寫全宗號的地方,書寫檔號時(shí)可省略全宗號)
2.教學(xué)檔案編號示例
教學(xué)綜合管理檔案代號JX11.如2004年教務(wù)處形成永久保存的管理性綜合材料為120件,整理后裝4盒:
第1盒 2004—JX11—Y—1
年度 教學(xué)綜合 永久 案卷號
第2盒 2004—JX11—Y—2
第3盒 2004—JX11—Y—3
第4盒 2004—JX11—Y—4
(四)基建檔案編號示例
行政辦公用房第一小類(可行性研究、任務(wù)書)文件整理后有2盒
第一盒 JJ11—1—1
第二盒 JJ11__1—2{“JJ”為基建檔案大類代碼,“11”為二級類目,代表行政辦公用房,“1”為三級類目,代表行政辦公樓檔案的第一個(gè)小類(可行性研究、任務(wù)書),“1”為最后一級類目盒號。}
(五)聲像檔案編號方法
1.聲像檔案編號模式為:
全宗號+年度號+聲像檔案代號+保管期限+件(張)號。
2.示例:
如:六盤水市某領(lǐng)導(dǎo)同志2005年到學(xué)院視察,宣傳部交來領(lǐng)導(dǎo)合影12張,保管期限為永久;黨政辦交來30年保管的會議照片20張,重要活動(dòng)光盤9張。裝盒編號為:
照片:第1盒 裝領(lǐng)導(dǎo)合影1—12張
2005—SX11—Y—1~12
第2盒 裝會議照片1—20張
2005—SX11—30—1~20
光盤:30年保存5張,編號為:
2005—SX12—30—1~5