六盤水師范學(xué)院辦公室
關(guān)于印發(fā)檔案移交制度等六項(xiàng)檔案
各系、部門：
六盤水師范學(xué)院《檔案移交制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案查閱利用制度》與《檔案鑒定、銷毀制度》已經(jīng)2014年10月29日學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議通過(guò)，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
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2014年11月11日
六盤水師范學(xué)院檔案移交制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案文件材料統(tǒng)一管理的原則，凡在本單位工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都應(yīng)交綜合檔案室歸檔保存。
二、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。
三、應(yīng)移交的檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)議檔案等各門類、載體的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的全部檔案。
四、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
五、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
六、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)證后方可離開(kāi)崗位。
六盤水師范學(xué)院檔案保管制度
一、檔案保管工作的目的是維護(hù)檔案的完整與安全，防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命；
二、檔案實(shí)行專人管理，保管檔案柜鑰匙，堅(jiān)持每天測(cè)記和調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫、濕度，柜內(nèi)放置防蟲防毒藥品，門窗加固，用厚窗簾。
三、檔案管理人員不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
四、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處；檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類別排列存放。
五、檔案柜進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，自門口開(kāi)始從左至右，自上而下編號(hào)，并插上查找案卷指引卡。
六、檔案庫(kù)房不得堆放雜物，保持庫(kù)內(nèi)整潔美觀。
七、檔案裝具使用鐵皮檔案箱柜，檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用應(yīng)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；
八、經(jīng)常檢查和抽查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整與安全。
六盤水師范學(xué)院檔案保密制度
一、檔案工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》、《機(jī)關(guān)工作人員保密紀(jì)律》、《公文保密制度》等有關(guān)規(guī)定；
二、嚴(yán)格保管保密檔案（如：會(huì)議記錄、標(biāo)注密級(jí)的文件、密碼電報(bào)等），查閱保密檔案必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
三、檔案人員不得把無(wú)關(guān)人員帶人檔案室，不得擅自保存、摘抄、使用或泄露未公開(kāi)的機(jī)密，不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱；
四、檔案館保存檔案必須入柜上鎖，不得亂堆亂放亂掛，嚴(yán)防失密或丟失，不在普通電話、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密；
五、對(duì)檔案材料的銷毀。必須經(jīng)過(guò)審查批準(zhǔn)，編造銷毀清冊(cè)，實(shí)行雙人監(jiān)銷制度。
六盤水師范學(xué)院檔案統(tǒng)計(jì)制度
一、為規(guī)范學(xué)院檔案分析統(tǒng)計(jì)工作，真實(shí)揭示檔案和檔案工作狀況，了解檔案庫(kù)藏檔案，制定本制度。
二、檔案的統(tǒng)計(jì)以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確可靠。
三、檔案的統(tǒng)計(jì)，主要包括檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及效果的統(tǒng)計(jì)。
四、檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，包括收進(jìn)、移出、銷毀實(shí)存等項(xiàng)目。統(tǒng)計(jì)時(shí)，可對(duì)永久、30年、10年保存的檔案分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
五、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括借閱人次、調(diào)卷數(shù)量和利用效果的統(tǒng)計(jì)。利用效果是指利用檔案收到的實(shí)際效益，節(jié)約多少工時(shí)、資金、人力、物資，以及新的發(fā)明創(chuàng)造、提高技術(shù)水平、提前完成任務(wù)等。
六、檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)，包括遺失、損壞的統(tǒng)計(jì)，并應(yīng)注明原因。
七、檔案銷毀情況統(tǒng)計(jì)，必須注明銷毀原因。
八、檔案統(tǒng)計(jì)工作由檔案室負(fù)責(zé)，每年進(jìn)行一次，并報(bào)貴州省檔案局和六盤水市檔案局。
六盤水師范學(xué)院檔案查閱利用制度
一、本館館藏檔案利用范圍分為開(kāi)放檔案和未開(kāi)放檔案兩部分。利用方式為查閱、借閱、復(fù)制、摘錄、咨詢、函調(diào)、出具檔案證明等。
二、凡持有合法證明的單位或持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可利用已公開(kāi)的檔案。境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
三、查閱、摘錄、復(fù)制未開(kāi)放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開(kāi)的技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)?jiān)洪L(zhǎng)審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國(guó)家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)院保密工作部門批準(zhǔn)。
四、檔案館提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋檔案館公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。
五、利用檔案者須認(rèn)真填寫《六盤水師范學(xué)院檔案查閱登記薄》，一般只限于館內(nèi)查閱，不得帶出館外。如因特殊需要，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意，辦理借出手續(xù)后方可借出。保密檔案概不外借。借出檔案限定10日內(nèi)歸還，因特殊情況需繼續(xù)使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，逾期未辦續(xù)借手續(xù)不還者，應(yīng)酌情處理。
六、利用檔案者要愛(ài)護(hù)檔案，應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、增刪、污損、涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借和丟失。違者將根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)予以嚴(yán)肅處理，視情節(jié)輕重，直至追究法律責(zé)任。
七、檔案利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案館存查。
八、復(fù)制開(kāi)放檔案由檔案館統(tǒng)一辦理。
九、非檔案工作人員未經(jīng)許可，不能進(jìn)入庫(kù)房查找檔案材料。
十、凡向檔案館移交捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用意見(jiàn)，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。
六盤水師范學(xué)院檔案鑒定、銷毀制度
一、檔案鑒定、銷毀工作由檔案館負(fù)責(zé)組織。檔案館在調(diào)查研究基礎(chǔ)上制訂檔案鑒定計(jì)劃，各大類檔案每3-5年進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定。
二、對(duì)已滿保管期限的檔案要及時(shí)組織鑒定和銷毀工作。
三、檔案鑒定先由檔案保管部門提出鑒定建議，由檔案館論證必要性后提交學(xué)院檔案鑒定小組鑒定，檔案保管部門需對(duì)待鑒定的檔案清理造冊(cè)。
四、檔案鑒定采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度和一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案提出銷毀或延長(zhǎng)保管期的意見(jiàn)。
五、鑒定工作完畢須寫出鑒定報(bào)告，提出處理意見(jiàn)或建議，鑒定小組人員均須在鑒定報(bào)告上簽字，由鑒定小組組長(zhǎng)審批。
六、凡經(jīng)鑒定小組審批同意銷毀的檔案，由銷毀小組負(fù)責(zé)銷毀，監(jiān)銷人員須在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。檔案銷毀清冊(cè)與鑒定報(bào)告一并由檔案館歸檔保存。
七、未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)不得銷毀任何檔案。